Bijzondere Algemene vergadering

Kom stemmen voor de investering in een duurzaam clubgebouw

( English below)

Hierbij nodigen wij je uit voor een bijzondere ledenvergadering, waarin wij, conform de statuten, verplicht zijn te stemmen over onderstaand plan.

Wij zijn verheugd om jullie te informeren over de plannen voor de verduurzaming van ons clubgebouw. De bouwcommissie heeft een concreet plan ontwikkeld dat wij graag jullie willen presenteren.

Tijdens de bijeenkomst stemmen we over de begroting voor dit plan.

De financiering wordt mogelijk gemaakt door een substantiële subsidie van de gemeente Haarlem, de reservering voor groot onderhoud, die we in kas hebben en de donaties die jullie hebben gedaan. Donaties kunnen overigens nog steeds worden gedaan.

Tijdens deze bijzondere ALV vraagt het bestuur:

Akkoord voor:

• Het besteden van €11.000,- reservering voor het groot onderhoud van de vereniging aan de renovatie.
• Voor het aangaan van het risico van een overschrijding van het budget volgens de begroting die voorligt.

We houden één stemming waarin aan de leden goedkeuring wordt gevraagd voor de begroting van het bouwplan. 

De agenda is als volgt:

1. vaststellen agenda
2. vaststellen quorum
3. samenstellen stemcommissie
4. presentatie bouwcommissie
5. vragen
6. stemming
7. sluiting vergadering

Jullie aanwezigheid is van groot belang! Mocht je niet aanwezig kunnen zijn, laat dan je stem uitbrengen door een ander lid met een getekende volmacht (bijlage, download)

Er kan niet elektronisch worden gestemd.

Datum: 6 maart 2026
Tijd: 19:30

Plaats: Trekvogels clubhuis

Downloads:

begroting-eigen-werkzaamheden-17-02-26.pdf

begroting-variant-1-gew-17-02-2026.pdf

planning-verduurzamen-clubgebouw-gew-14-02-26.pdf

machtigingsformulier-bijz-alv-ned.pdf

Namens het bestuur, 

Met vriendelijk groet,

Rob Koster (voorzitter)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

(Versie Engels)

Beste Jan-Willem

Invitation to the Special General Meeting

March 6, 2026, 7:30 PM - 9:30 PM.

Subject: Vote on clubhouse renovation plans.

Come vote for the investment in a sustainable clubhouse

We hereby invite you to a special members meeting, in which we are obliged, in accordance with the articles of association, to vote on the plan below.

We are pleased to inform you about our plans for making our clubhouse more sustainable. The building committee has developed a concrete plan that we are pleased to present to you.

During the meeting we will vote on the budget for this plan.

The funding is made possible by a substantial subsidy from the municipality of Haarlem, the reserve for major maintenance we have in reserve, and the donations you have already made. Donations are still welcome.

During this special AGM, the board asks:

Agreement for:

• Spending €11.000,- from the association's major maintenance reserve on the renovation.
• To assume the risk of exceeding the budget according to the budget available.

We will hold one vote to ask members for approval of the construction plan budget.

The agenda is as follows:

1. Adoption of the Agenda
2. Establishment of a Quorum
3. Appointment of the Voting Committee
4. Presentation bij the Bbuilding Committee
5. Questions and Discussion
6. Conducting The Vote
7. Adjournment

Your attendance is crucial! If you are unable to attend, please have another member cast your vote with a signed proxy (attached).

Electronic voting is not possible.

Date: March 6, 2026
Time: 7:30 PM

Location: Trekvogels Clubhouse.

Authorization Form (English). Download.

authorization-form-specialmembersmeeting.pdf

On behalf of the board,

Kind regards,

Rob Koster (chairman)